对于项目管理系统工具，我们项目管理部一直都有各种不同的争论，但主要还是围绕着有什么用？怎么用？这两个问题展开的。今天我想和大家分享一下项目管理工具有什么用这个话题，也想表达下我为什么这么使用项目管理工具的一些理解。
工具只是工具，它不是解决所有问题的银弹！但它却是我们贯彻解决问题的思想理念，提高效率的手段，如果脱离了背后的思想理念，那工具就无法产生其价值。所以讨论工具本身好不好并没有什么意义，我们想如何解决问题，有哪些工具可以如何帮到我们，才会变的更有价值。
我曾经使用过很多同类工具，也曾从不同的角色角度使用过这些工具，事实上，每当站在不同的角色位置上使用不同的工具，我都会问自己这到底有什么用？每次都有不同的答案，当然每次我都怀疑自己是否找到了项目管理工具的真谛，直到现在也是，但多少我还是总结了一些值得分享的经验。总得来说，使用项目管理系统工具能够为团队带来以下的帮助：
○任务管理
○流程强化
○沟通协作的统一平台
○持续改进的基础
01：任务管理
德鲁克认为：“所有执行管理任务的人，都可以称为'管理者'”。
无论在多大的项目里，只要是对于工作有责任感的人，都会有对任务管理的需求。只不过，一些非常简单的项目工作，对于能力较好的人，单凭记忆和大脑就能够很好的管理好平时的工作。而再复杂一点的项目，我们就需要用到工具帮助我们进行任务管理，比如：记事本、excel或者其他软件，甚至是项目管理工具。
为了要更好的帮助我们进行任务管理，我们需要对于各项任务进行记录、分类、评估、计划。再深入一点， 我们还需要能够记录问题和进度，进行跟踪直到结束，最好还能追溯和总结，以便下次做的更好。而阻碍我们使用工具的最大阻力，并不是对于任务管理的需求，而是来自于对自己过高的估计，以为不需要使用任何工具的帮助就能很好的管理我们的任务。
假如我们本来就是要做任务管理的，我相信在项目管理系统工具上做管理一定不会耗费更多的时间和成本，相反还会带来更大的收益。但是对于一个本就没有想要做任务管理的人来说，任何工具都会是一种负担。
一开始我刚成为一个软件工程师的时候总有一个毛病，只要一接到任务往往不管三七二十一，上手就开始写代码，往往会碰到做不下去又回头换方案，又或者做好了却不是需求方想要的那个样子。我连自己的工作的质量和进度都保障不了，又何况要和别人协作呢？这其实都是因为事先并没有对任务进行很好的分析，没有拆解，也没有做计划，其本质还是没有做好任务管理，走了不少的弯路。后来，当我接到任务的时候，我都会仔细理解分配给我的任务，如果有表达不清楚或者是理解不到位的地方，就当面找到发任务的人去澄清，然后再对任务进行拆解；有依赖的还会分出任务给我依赖的开发者并约定和记录交付接口和日期。
工作总会有风险，通过管理工具我能知道目前依赖的接口是否能够被按时交付，如果那位开发者迟迟未动工，我还会再次跟他确认，如果真不能按时交付，至少还有时间考虑临时的方案。在那之后，我才真正体会到，这对我本身的工作效率和结果就是一个很大的提升。
02：流程强化
工具在或者不在，流程就在那里，不增不减。流程可以不依赖于工具去执行，但是有了工具却可以帮助流程更有效的执行。
一个流程需要有输入输出，有角色有分工，有工作流等等。而流程执行不畅的其中一个主要原因，就是流程执行过程当中的责任人是动态的且不固定的。假如有一项工作，依赖于A，A说你找B，B说需要C先完成，C说这需要A的帮助，这工作还能有效依赖于人为的流程执行下去吗？即使A说负责帮你解决，转任务给了B，B又分了任务给C，可是C又怎么知道需要找谁去获得帮助？而A却对完整进度一无所知，更不知道C现在需要他的帮助。
那用了项目管理工具会是怎样？任务分给谁，就是谁的责任，无论你会有多少的依赖和帮助，但你可以再拆分到更下面的依赖，依次类推，所有的任务和状态都会体现在公共的工具上，这个任务过程中的人知道所有工作的状态和目前碰到的问题，有效推进工作的解决。其实流程本来就有，只是有了工具能够帮助我们追溯和监控，促进对于接任务的人员有效负起责任，并能够及时同步到信息。
03：沟通协作的统一平台
说到沟通协作，“流程强化”本身就是一定程度上解决沟通协作的问题，这里我更想要强调的是统一的平台。不同团队成员之间的协作，最先要保证目标统一，信息对称。我们可以使用口口相传，即时通信工具或者邮件，当然也可以使用项目管理系统工具。
沟通是困难的，所以往往我们会使用各种工具在不同场景下配合使用。项目管理工具可以帮助我们解决全局的任务相关信息同步，通过项目管理工具，我们可以知道：
我的任务来自于哪里？
为了什么而做？
任务的紧迫程度是怎样的？
为了完成工作还依赖哪些任务？
这些任务的进度是怎么样的？
碰到了哪些问题？
哪些需求或者任务产生了变更？
……
等等诸如此类的这些问题。
沟通的成本也是相当高昂的，越是大的团队沟通的渠道和信息量越大（沟通渠道=n(n-1)/2），如果所有的事情都要通知到所有的人，而所有的人都要清楚知道所有的信息，一个20-30人规模的团队就可以什么活都不用干，只需要开会沟通就能耗光所有的工作时间。
项目管理系统工具这个统一的平台就可以很好的帮助我们支持推送、订阅、分类和过滤每天在团队中所产生的任务类信息，给我们提供了被动和主动获取需要信息的能力。
04:持续改进的基础
我在前公司曾担任项目经理的岗位，碰到项目由于大量的bug无法收敛（发现bug的数量没有减少的趋势），项目交付被迫延期。之后也开了总结会，大家一致认为需要改进质量，但对于改进质量的措施各个角色都争执不下，都认为质量不高的问题并不是在于自己，最后也没有达成一致的意见，采取有效的措施。结果也很明显，还是因为质量问题，再次被迫延期。后来我从项目系统工具中导出了所有bug，进行分类统计，事实的情况是各种原因都有，且分布的还比较均匀，所以重点并不是质量不好是谁的问题？而是质量不好的原因是什么？采取的措施是什么？假如没有这些数据帮我们分析，我们还一直凭着自己的感觉深陷在争执之中无法自拔。
的确，数据是一个好东西，能够指导我们找到原因改进工作。但我坚持认为，数据本身不是目的，应该是附带产物。使用工具的目的不该是以获取数据为出发点，还是应该以任务管理、流程强化和沟通协作的目的去使用它，而正因为任务管理、流程、和沟通协作本身还会存在问题和需要不断改进，我们才会利用那些附带产出的数据去指导我们改进的策略。
所有的这些价值，在于我们能够用好工具的基础之上才能产生；用好工具，是必须在我们对于问题、方法论和工具理解的基础之上才能做到。但是反过来，就会陷入一种误区，为了使用工具而使用工具，工具自然不会发挥最大的作用。另一方面，工具是帮助使用者更高效的完成工作，假如本身没有想要改进效率的意愿，工具也不会被正确和有效的使用。有的时候我们得要不断的拷问自己，到底我们是在对现状妥协还是想要尝试改变现状？所以，工具用的好不好，并不在于工具本身，还是在于使用它的那个人！
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（本资讯于 2017-04-28首次发布）
